Technik

Wenn das Pflegepersonal zum Barcode-Fan wird

Kennzeichnen | Das Universitätsklinikum Heidelberg erfasst seine Materialien per Scan des Strichcodes auf der Verpackung von Arzneimitteln und Medizinprodukten: Eine Fitnesskur für die DRG-Abrechnung, das Bestellwesen und die Budgetverwaltung.

Wie viel Material verbrauchen wir für den einzelnen Patient oder im Abrechnungsdeutsch gesprochen auf den einzelnen Fall? Diese Frage stellt sich das Controlling des Universitätsklinikums Heidelberg. Denn seit Einführung der Diagnosis Related Groups (DRG), wird patientenbezogen mit den Krankenkassen abgerechnet. Eine wichtige Stellung nehmen dabei die verbrauchten Einzelmaterialien ein. Auch für die Planung und Steuerung interner Prozesse ist dem Klinikum diese Transparenz wichtig. Die Übersicht, welche Station welche Materialien in welchem Umfang verbraucht, erleichtert die Prozesse für die Beschaffung und Lagerhaltung ebenso wie die Budgetverwaltung und -planung. Vor dem Einführen des Scannens erfasste das Pflegepersonal Schrauben, Nägel, Katheter, Abdeckungen und Co. nur in geringen Maßen und das auf papierbasiertem Weg. Eine patientengenaue Abrechnung war so nur mit viel Aufwand und teilweise gar nicht möglich. Das Klinikum hatte daher bei manchen Kosten keine Transparenz. Abhilfe fand Diplom-Kaufmann Tobias Schneider vom Controlling der Uniklinik Heidelberg durch Scannen des Lieferanten-Barcodes auf den jeweiligen Materialverpackungen. Damit ist es möglich, sofort beim Verbrauch das für den Patienten benötigte Material zu erfassen. Derzeit erfolgen im Klinikum 600 Scanvorgänge am Tag auf verschiedensten Stationen, wie zum Beispiel Gefäßchirurgie, Endoskopie und Urologie. Mittelfristig sollen es ca. 5.000 pro Tag werden.

Eine wichtige Anforderung des UK Heidelberg an eine Lösung für das patientengenaue Abrechnen betrifft die Kennzeichnung der Produkte. Cirka 90 Prozent der im Klinikum verwendeten Materialien sind mit einem Barcode versehen, davon sind 75 Prozent eindeutig. Immerhin drei von vier Produkten können somit verwechslungsfrei erfasst werden. Die meisten davon tragen den EAN-Strichode von GS1. Die anderen Produkte tragen keinen oder nur einen internen Barcode, der keine eindeutige Zuordnung erlaubt. Bei diesen Produkten ist ein Mitarbeiter damit beschäftigt, dem Produkt die richtigen Informationen zuzuordnen. Das geschieht oft - trotz hoher Automation - in mühevoller Kleinarbeit.

Tobias Schneider aber weiß aus der Erfahrung der Anwender: „Scannen ist nur dann schnell und effizient, wenn: Der Barcode an der richtigen Stelle aufgebracht ist, die Verpackung nicht mehr als einen Barcode mit allen identifizierbaren Informationen trägt und im Idealfall das Produkt auf seiner Einzelverpackung oder sogar direkt mit einem Barcode gekennzeichnet ist." Darin ist er sich mit anderen Krankenhäusern einig. Dabei sind sie auf die Hersteller angewiesen. In ihrer Hand liegt es, welche Barcodes wie auf der Verpackung landen.

Darum haben bereits mehrere Kliniken ihre Wünsche in Sachen Produktkennzeichnung, ihren Lieferanten gegenüber formuliert, zum Beispiel 2010 auf gemeinsamen Roadshow-Terminen. Hier sprachen sich die EK-Unico und die Klinikeinkaufsgemeinschaften, die im Bundesverbandes der Beschaffungsinstitution in der Gesundheitswirtschaft (BVBG) organisiert sind, dafür aus, dass medizinische Produkte auf verschiedenen Verpackungsebenen per GTIN eindeutig identifiziert werden. Außerdem sollten die Verpackungen möglichst nur einen gut lesbaren EAN-Strichcode tragen und die Stammdaten zu den Produkten elektronisch über GS1-Standards übermittelt werden.

Auf der Verpackung klein, in der Wirkung groß
Die Einsatzgebiete der GS1-Standards im Krankenhaus sind vielfältig. Neben der vom Uniklinikum Heidelberg gewählten Erfassung der Materialverbräuche für eine effizientere DRG-Nachkalkulation können damit zum Beispiel Patienten leichter erfasst und ihre Versorgung besser verwaltet werden. Weitere im Barcode mitgelieferte Informationen wie die Chargennummer oder Seriennummer und das Verfallsdatum können dazu genutzt werden, eine automatisierte Kontrolle der Verfallsdaten zu gewährleisten. Die Speicherung der Chargennummer oder Seriennummer ist hilfreich bei der Dokumentation zum Patienten, sowie zur Chargenrückverfolgbarkeit und bei möglichen Rückrufen. Das Datenbezeichnersystem, des GS1-128-Strichcodes und des GS1 DataMatrix ermöglicht eindeutig Informationen wie Chargennummer und Verfallsdatum auszulesen. Was den Krankenhäusern nützt, soll nicht zum Schaden der Hersteller sein. Auch sie profitieren von der Kennzeichnung ihrer Produkte mit standardisierten Strichcodes. GS1 bietet neben dem klassischen EAN-Code zwei weitere Barcodes, die auch auf die Besonderheiten der Branche Gesundheitswesen ausgerichtet sind: den Strichcode GS1-128 und den 2D-Code GS1 DataMatrix. In dem Strichcode GS1-128 können Anwender Stamm- und Bewegungs-daten verschlüsseln. Die GS1-128-Symbolen bieten ein hohes Maß an Sicherheit und grenzen die darin dargestellten Dateninhalte von nicht standardisierten Strichcodeanwendungen ab.

Der GS1 DataMatrix kann viele Informationen auf sehr kleinem Platz ver-schlüsseln. Die Artikelnummer GTIN (Global Trade Item Number) lässt sich beispielsweise auf Druckflächen von weniger als 25 Quadratmillimeter darstellen und so auf Kleinstprodukte aufbringen. Wegen seiner technischen Beschaffenheit eignet sich der GS1 DataMatrix zur Direktkennzeichnung von Komponenten oder zum Beispiel chirurgischen Instrumenten. Die Authentifizierung der Produkte in verschiedenen Stufen der Versorgungskette ermöglicht eine eindeutige Rückverfolgbarkeit. Produktfälschungen lassen sich so vermindern und Rückholaktionen effizienter und effektiver durchführen. Die Standards werden von Praktikern aus Pharma-, Medical Devices Unternehmen und Krankenhäusern im regelmäßigen Austausch auf internationaler Ebene entwickelt.

Anfangs noch skeptisch, sind die Mitarbeiter auf den Stationen jetzt begeistert von der Geschwindigkeit und den Möglichkeiten des Scanning. Auch wenn damit zunächst mehr Aufwand verbunden ist, weil jetzt sämtliches für den Patienten verbrauchtes Material erfasst wird, sind sie jetzt von den zusätzlichen Möglichkeiten fasziniert. Die neue Transparenz erleichtert dem Pflegepersonal Vorgänge wie Bestellungen und Budgetverwaltung. Die Klinikverwaltung profitiert von der genauen Übersicht über die Verbräuche nicht nur bei der Abrechnung mit der Krankenkasse, bei der Budgetsteuerung und dem Einkaufsmanagement, sondern hat auch mehr Spielraum bei den Verhandlungen mit den Krankenkassen.

Für Sie entscheidend
Konferenz „Healthcare live!“

Der Programmbogen der Konferenz spannt sich unter dem Motto „Best Practices Visionen werden Wirklichkeit“ von der sicheren Identifikation von Arzneimitteln und Medizinprodukten, Bewirtschaftungsstrategien im Lager über elektronische Rechnungen, regulatorische Einflüsse und innerbetriebliche Warenprozesse im Krankenhaus bis zur Patientensicherheit. In diesem Jahr öffnet die Paul Gerhardt Diakonie Services GmbH gemeinsam mit dem Logistikunternehmen Rhenus eonova als diesjähriger Gastgeber ihr Logistikzentrum Gesundheit am Berliner Westhafen für live-Einblicke in das Gesundheitswesen. Healthcare live! – die Veranstaltung von GS1 Germany und den eProcurement Plattformen GHX Europe, HBS Health Business Solutions und Medical Columbus ist dieses Jahr am 12. und 13. Oktober zu Gast in Berlin. Weitere Informationen: www.gs1-germany.de

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GS1 Germany GmbH
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