E-Procurement als Faktor für den Unternehmenserfolg

Eine aktuelle Studie des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) belegt, dass sich die Prozesskosten bei durchgehend elektronischen Beschaffungsprozessen um durchschnittlich 30 Prozent senken lassen. Die befragten Unternehmen konnten zudem im Bereich der C-Teile Einsparungen von rund 7 Prozent durch die Reduzierung des „Maverick Buyings“, also des wilden Einkaufs, sowie durch die Straffung und Bündelung des Sortiments und der Lieferanten erzielen. „Das deckt sich auch mit unseren Erfahrungen“, bestätigt Olaf Peter von der Transpak AG, einer der Marktführer in Deutschland für Verpackungsmittel. Die Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Solms blickt auf 39 Jahre Erfahrung zurück und hat sich mit Know-how und Beratungskompetenz nach eigenen Angaben zu einem der führenden Systemanbieter für bedarfsgerechte Verpackungskonzepte entwickelt. Das Ser­viceangebot umfasst neben Logistik- und Entsorgungslösungen wirtschaftliche IT-Konzepte, insbesondere für den Mittelstand. Denn viele der im Markt angebotenen Lösungen sind auf die Bedürfnisse großer Unternehmen und Konzerne abgestimmt. Für kleinere oder mittelständische Unternehmen sind sie kaum bezahlbar.

Am elektronischen Einkauf führt jedoch in Zukunft kaum ein Weg vorbei. Elektronische Artikelkataloge haben sich auf breiter Basis durchgesetzt. Als eigenständiges XML-basiertes Katalogaustauschformat wird in Deutschland und zunehmend auch im europäischen Ausland BME-Cat genutzt. Allerdings schafft es bislang laut BME-Studie „nur jedes fünfte Unternehmen, mehr als 75 Prozent der katalogfähigen Bestellpositionen tatsächlich über die Systeme abzuwickeln.“ Peter ergänzt: „Wichtig ist, dass Unternehmen im Vorfeld ihren eigenen Wirtschaftlichkeitsgrad ausloten, den sie durch den Einsatz elektronischer Hilfsmittel erreichen wollen beziehungsweise erreichen können.“ Für optimale, effiziente Lösungen ist der Blick auf die gesamte Prozesskette, ein ausgereiftes Fachkonzept und die Einhaltung gängiger Klassifikations- und Transaktionsstandards nötig.

Webshop oder BME-Cat als einfachste Form
Dabei helfen praxiserfahrene Spezialisten wie die Verpackungsberater von Transpak, die alle einkaufs-, verpackungs- und versandtechnischen Aspekte kennen. Die Transpak-Gruppe hat sich auf die Zielgruppe „kleine und mittlere Unternehmen“ eingestellt und ihre Serviceleistungen auf deren spezifische Bedürfnisse abgestimmt.

Als einfachste Lösung stellt die Transpak ihren Kunden die Möglichkeit des Log-ins in den Webshop zur Verfügung. Durch den Log-in erhält der Kunde Zugriff auf seine spezifischen Artikel mit den individuellen Konditionen – er kann schnell und bequem online bestellen. Eine weitere Möglichkeit ist die Bereitstellung eines BME-Cat (elektronischer Katalog). Der BME-Cat stellt die bevorzugten Standard- oder auch Sonderartikel inklusive der jeweils geltenden Preise und Produktmerkmale in einem gewünschten Format zur Verfügung. Damit können die Daten bedarfsgenau in das Warenwirtschaftssystem eingespielt und die jeweiligen Bestellvorgänge ausgelöst werden. Der Vorteil: Der Kunde sieht nur die für ihn interessanten Artikel zu den vereinbarten Konditionen. Das spart Zeit bei der Auswahl der benötigten Produkte.

Beschaffungsplattformen zunehmend beliebter
BME-Cat ist aber nur eine Möglichkeit, mit der der Systemanbieter seine Kunden in Handel, Industrie und Logistik unterstützt. Zunehmend nutzen die Betriebe Beschaffungsplattformen im Internet wie Simple Systems oder Wallmedien, um eigene Prozesse systematisiert abzubilden. Da mehrere Anbieter ihre Kataloge dort für ein Unternehmen hinterlegen können, ist der Zugriff auf einen jeweils individuell angepassten Katalog nur mit den persönlichen Zugangsdaten möglich. Die Bestellung wird direkt online ausgelöst und an qualifizierte Lieferanten wie Transpak weitergeleitet. Damit steht den Nutzern ein einheitliches System zur Verfügung, das auf gängigen Standards basiert und aktuell ist. Aufwand und Kosten für die Pflege des eigenen Datenbestands und eine praktikable IT-Struktur, mit der sich die Bestellprozesse bewältigen lassen, tendieren gegen Null.

Sollen die Daten automatisiert ins eigene ERP-System einfließen, sind Schnittstellen wie zum Beispiel OCI für SAP nötig. Sie stellen eine direkte Verbindung zwischen ERP-System und Bestellplattform oder Webshop her. Hier kann der Kunde seinen Warenkorb auf Basis tagesaktueller Daten selbst zusammenstellen, ihn (ohne BME-Cat) in sein System einspielen und die komplette Bestellung von dort auslösen. Informationen zum jeweiligen Lieferanten, Artikelstammdaten, Warengruppen oder Kostenstellen werden einmal im System hinterlegt und nur an einer Stelle gepflegt. Die Daten lassen sich über die gesamte Organisationsstruktur bis in die Finanzbuchhaltung hinein zuordnen und müssen nicht immer wieder aufs Neue zusammengestellt werden.

„Zusätzliche Effekte stellen sich ein, wenn die Zahl der Lieferanten und auch die Zahl der Verpackungsprodukte verringert werden“, so  Peter. Systemanbieter wie Transpak bieten hier Vorteile: Mit rund 5.000 Standardverpackungsmitteln wie Kartonagen, Füll- und Polstermaterialen, Klebe- und Packbändern, Folien, Umreifungsbändern oder Paletten bietet der Webshop ein breites Sortiment und damit das passende Produkt für beinahe jeden Bedarf. Auch helfen die Verpackungsspezialisten, weitere Potenziale auszuschöpfen, indem sie zum Einsatz universell nutzbarer Standardverpackungen raten oder bedarfsgerechte Sonderprodukte entwickeln.

Vorteile durch Systemanbieter
Verfügt der Kunde über eine EDI-Schnittstelle an seinem Warenwirtschaftssystem, können nicht nur Katalogdaten, sondern auch Bestellformulare, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen mit Unterstützung von Transaktionsstandards wie EDI und XML ausgetauscht werden. Im Vorfeld legen Kunde und Lieferant den gesamten Ablauf fest und klären, welche Informationen gesendet und welche bereitgestellt werden müssen. Die von Transpak im Web-EDI zur Verfügung gestellten Daten werden automatisch ins EDI-Format umgewandelt und an den Kunden gesendet. Der komplette Datenaustausch funktioniert ausschließlich auf elektronischem Weg. Die Prozessschritte, die bei Standardbeschaffungsvorgängen in der Regel nötig sind, laufen reduziert ab. Medienbrüche, Prüfverfahren oder Eingabefehler gehören der Vergangenheit an. Der Kunde spart Papier und Porto und hat die benötigten Formulare revisionssicher direkt in einem für seine EDV nutzbaren Format.

Mit TP-Ban den Bestellprozess abrunden
Die Beschaffungsvorgänge können auch mit Logistikprozessen verknüpft werden. Die Unternehmensgruppe bietet dazu Lösungen in Form von Kanban an, mit deren Hilfe die Lagerbestände kundenseitig minimiert und dennoch die fristgerechte Versorgung mit dem benötigten Verpackungsmaterial gesichert werden kann.

Vereinfacht und beschleunigt wird der Bestellprozess zusätzlich durch die von Transpak entwickelte TP-Ban-Lösung für den Einsatz von Mobilgeräten. Dabei werden ein- oder zweidimensionale Codes mit einem Barcode-Scanner oder speziell QR-Codes mithilfe eines Smartphones erfasst. Die jeweiligen Produkte oder Verpackungseinheiten werden nicht mehr mit farbigen Karten, sondern mit einem Code gekennzeichnet. Die Transpak stellt ihren Kunden unter Berücksichtigung der jeweiligen Rahmenvereinbarungen die jeweiligen Codes mit Artikelnummer und vordefinierter Mindestmenge zum Abscannen zur Verfügung.

Bei der Verwendung von Barcodes werden die mit einem Scanner erfassten Daten über ein USB-Kabel an den PC beziehungsweise das System überspielt. In einer Excel-Tabelle ergänzt der Kunde die gewünschten Einheiten, ehe das Formular per E-Mail an Transpak gesendet und automatisch beim Kunden abgespeichert wird. Wird ein Smartphone genutzt, folgt dem Scannen automatisch das Senden der notwendigen Informationen wie Kunden- und Artikelnummer, Empfänger und ebenfalls manuell erfasster Menge mittels einer vorformatierten E-Mail an den nächstgelegenen Transpak-Standort. Gegebenenfalls kann die Bestellmenge in dem digitalisierten Bestellformular korrigiert werden.

Auch hier stehen für die Verpackungsexperten die Themen Wirtschaftlichkeit und Flexibilität an oberster Stelle. Kundenseitig sind nur geringe Investitionen vonnöten und der Bestellvorgang mithilfe der Mobiles findet dort statt, wo es für den Nutzer am praktischsten ist.

Insgesamt betrachtet, bietet die Rationalisierung der Beschaffungsprozesse vielen Unternehmen Einsparmöglichkeiten. Mit E-Procurement-Systemen werden Bedarfe gebündelt und der organisatorische Aufwand auf ein Minimum reduziert. Mitarbeiter bestellen zielgerichtet und zügig die richtigen Produkte zu den verhandelten Preisen bei gelisteten Lieferanten. Die Bestellprozesse werden automatisch dokumentiert, sind jederzeit transparent, nachvollziehbar und auch revisionssicher. Und: Wie das Angebot der Transpak zeigt, kann E-Procurement als Lösung oder in einzelnen, aufeinander abgestimmten Schritten ohne große Investitionskosten und Strukturanpassungen realisiert werden.