Verpackungsmaschinen

Software strukturiert Angebotsprozesse für internationale Märkte

Die Sofon-Software unterstützt Langguth bei der Erstellung plausibler Angebote zur kundenindividuellen Anforderung. (Bild: Langguth)

Ohne Angebote geht es nicht! Neben Produktqualität und Markenpräsenz vor Ort ist ein gutes Angebot Wegbereiter für den Verkaufserfolg. In erster Linie soll es korrekt und vollständig sein. Auch eine lange Wartezeit nimmt der Kunde nur ungern in Kauf – eine Herausforderung für Verpackungsmaschinenhersteller und Anbieter von Individualverpackungen. Denn sie fertigen Produkte, die häufig auf individuelle Kundenwünsche beziehungsweise -bedürfnisse zugeschnitten sind. Ein Großteil davon ist für den Exportmarkt bestimmt. Reines Verkaufsgeschick reicht langfristig nicht aus, um die komplexen Produkte dieser Branche weltweit zu vermarkten. Das technische Wissen über Produktvarianten und -spezifikationen muss zeit- und ortsunabhängig verfügbar sein. Die Lösung ist eine Software, die Vertrieb und Kunden gemeinsam durch den Spezifikationsprozess führt.

In der Verpackungsindustrie sind Exportanteile von rund 75 Prozent keine Seltenheit. So auch bei Langguth: „Mehr als 50 Prozent unserer Produkte werden für den Export produziert. Und genau in diesen Fällen bekommen wir Probleme. Denn im Ausland setzen wir auf Handelsvertreter, die Zugriff auf unser Know-how haben müssen, aber oft nicht über das technische Verständnis verfügen“, berichtet Geschäftsführer Klaus Pekruhl. Auch darüber hinaus beschäftigt das Thema Wissenstransfer den Anbieter von kundenindividuellen Lösungen für Etikettierungssysteme: „Wenn jemand 50 Jahre bei Langguth gearbeitet hat, ist ein enormes Wissen vorhanden. Verlässt so ein Mitarbeiter das Unternehmen, geht natürlich viel Know-how verloren.“ Angesichts dieser Umstände und im Zuge weiterer Wachstumspläne des Sondermaschinenbauers wuchs der Wunsch nach einer Strukturierung der Prozesse.

Ähnliche Beweggründe führten auch bei Aweta zu dem Schluss, dass eine Struktur zur Vereinfachung der Vertriebsprozesse geschaffen werden muss. Bei dem niederländischen Unternehmen werden Maschinen zum Sortieren und Verpacken von Obst und Gemüse entwickelt, gefertigt und vertrieben. „Wir bieten vollständige Verarbeitungslinien mit Komponenten wie Wiegesystemen, Qualitätssicherungssystemen sowie Verpackungs- und Palettierungsmaschinen an. Das Ziel sind stark integrierte Systeme, mit denen wir das gesamte Tracking und Tracing steuern können.“ Auch hier bilden Umfang und Komplexität des Produktportfolios eine Herausforderung für den Vertrieb. „Wir wollten einen besseren Überblick über Kosten und Verkaufspreise erhalten und damit auch den Einblick in die Margen verbessern. Ein weiterer Punkt war die Verbesserung der Angebotsqualität. Jeder Vertriebler hat bei der Angebotserstellung seine eigenen Texte verwendet, was beispielsweise zu Unterschieden in den Konditionen führte“, berichtet Cees Hooijschuur, Financial Manager des Unternehmens.


Internationalisierung und Variantenvielfalt meistern

Diese beiden Unternehmen zeigen, mit welchen Herausforderungen die Verpackungsindustrie zu kämpfen hat. Die beiden größten zu meisternden Hürden dürften dabei die fortschreitende Internationalisierung sowie der Trend zu individuellen Lösungen anstelle Standardprodukten darstellen. „Wir sind auf dem deutschen Markt stark vertreten, sehen zukünftig die größten Wachstumsmöglichkeiten aber im Ausland“, bestätigt Pekruhl. Damit einher geht eine zusätzliche Erhöhung der Variantenvielfalt von Produkten. Diese landesspezifischen Ausführungen sind beispielsweise auf unterschiedliche Verpackungsarten oder Unterschiede in der elektrischen Spannung zurückzuführen. Auch wenn Handelsvertreter vor Ort mit diesen Rahmenbedingungen vertraut sind, kennen sie die Produkte der Verpackungshersteller zunächst nicht. Es ist ein zeitaufwendiger Prozess, sie mit den Produkten und Konfigurationsmöglichkeiten vertraut zu machen.

Die zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten, die für Verpackungsmaschinenhersteller und Anbieter von Individualverpackungen zum Alltagsgeschäft gehören, sind eine Fehlerquelle in der Angebotserstellung. „Unser Portfolio umfasste in der Vergangenheit 57 Maschinentypen. Rückfragen und Abstimmungen zwischen Vertrieb und Engineering kosteten uns Zeit und unsere Kunden Geduld. Und das obwohl wir ein selbstentwickeltes Programm zur Lenkung der Angebotsprozesse nutzten“, berichtet Pekruhl. Um eine Basis für künftiges Wachstum zu schaffen, mussten neue Strukturen entwickelt werden.

Cite „Wir wollten einen besseren Überblick über Kosten und Verkaufspreise erhalten und damit auch den Einblick in die Margen verbessern.“

Cees Hooijschuur, Financial Manager Aweta

Strukturierte (Angebots-)Prozesse

„Wir waren auf der Suche nach einer Software, die mehr Struktur in unsere (Angebots-)Prozesse bringt und den Vertriebsmitarbeitern die Arbeit erleichtert“, erklärt Matthias Rauen, Langguth-Vertriebsleiter. Er war mit der Implementierung einer solchen Software, genauer gesagt einem Modul von Standard-Software-Anbieter Sofon, betraut. Gemeinsam mit einem Mitarbeiter, der seit 50 Jahren für das Unternehmen tätig war und über ein enormes Fachwissen verfügt, pflegte er das gesamte Langguth-Know-how in die Software ein. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Aktuell werden rund 80 Prozent der Etikettierungsprodukte von der neuen Software abgedeckt.

Die Spezifikation der Maschine wird maßgeblich vom zu etikettierenden Endprodukt sowie der Etikett-Ausführung beeinflusst. Diese und viele weitere Parameter werden im Rahmen der Angebotserstellung von der Software abgefragt. (Bild: Langguth)

„Natürlich ist es durchaus ein aufwendiger Prozess, alle nötigen Informationen einzupflegen. Doch zum einen hat das Softwareunternehmen uns dabei unterstützt, zum anderen hat uns die leicht zu bedienende Softwareumgebung überzeugt“, erklärt Rauen. Auch Cees Hooijschuur von Aweta ist von der Software überzeugt, betont aber, dass eine kontinuierliche Datenpflege wichtige Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz ist: „Wenn Änderungen sofort eingepflegt werden, kann das System schrittweise optimiert werden. Auch unsere neuen Mitarbeiter profitieren von diesen aktuellen Daten und wir dadurch natürlich auch. Bevor wir diese Software nutzten, betrug die Einarbeitungszeit viele Monate. Auch danach konnten wir nicht erwarten, dass sie alle möglichen Spezifikationen bereits verinnerlicht hatten.“ Mit Sofon beträgt die Einarbeitungszeit nun wenige Wochen.

Schnelle und fehlerfreie Angebote für alle Länder

Zwei Besonderheiten der Software ermöglichen es Vertriebsmitarbeitern auf der ganzen Welt, kundenindividuelle Produkte vollständig und fehlerfrei zu spezifizieren sowie automatisch zu kalkulieren: Zum einen ist es möglich, optionale Baugruppen und Ländervarianten zu berücksichtigen, zum anderen lässt der Konfigurationsprozess Inkompatibilitäten erst gar nicht zu. „Der größte Vorteil des neuen Systems ist für uns, dass es fast nicht möglich ist, Fehler zu machen. Denn es führt einen durch den gesamten Angebotsprozess. Ein Plus ist, dass unsere Angebote nun inhaltlich und optisch hochwertiger sind“, fasst Rauen zusammen. Zu den einheitlich gestalteten Dokumenten gehören beispielsweise Anschreiben, technische Datenblätter, Zeichnungen, Preisübersichten sowie Liefer- und Vertragsbestimmungen. Zusätzlich können für interne Zwecke Stücklisten, Arbeitspläne und Kalkulations-Berichte generiert und – im Auftragsfall – an das ERP-System übergeben werden.

Aweta plant zusätzlich die Einführung eines CRM-Systems: „Wir möchten in Zukunft noch einfacher nach verschiedenen Merkmalen von Angeboten suchen sowie weitere Informationen, wie zum Beispiel Deadlines, hinzufügen. Dies wollen wir mit der Einführung des CRM-Systems realisieren. Hierbei ziehen wir auch das passende Sofon-Modul in Betracht. Darüber hinaus möchten wir unsere Angebotserstellung noch weiter verbessern, indem wir möglichst aus Kundensicht operieren.“ Doch auch die Angebots-Software hat das Unternehmen schon einen Schritt nach vorne gebracht: „Jetzt, da wir mit einem System arbeiten, gibt es keinen Platz mehr für Fehler und unterschiedliche Interpretationen. Angebote sehen einheitlich und strukturiert aus, sowohl in Form als auch in der Preisgestaltung. Unabhängig davon, ob es sich nun um ein Projekt in Korea, Russland oder Frankreich handelt. Das führt auch dazu, dass wir öfter auf Anfragen aus verschiedenen Ländern reagieren. Eine wichtige Voraussetzung für unser internationales Wachstum.“

Über den Autor
Autorenbild
Carina Hendricks, für Sofon Deutschland

Über die Firma
Sofon Deutschland GmbH
Oberhausen
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