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10 Tipps für die Implementierung eines Track & Trace-Systems

Serialisierung zur Bekämpfung von Produktpiraterie

Ein probates Mittel, um Produktpiraterie zu bekämpfen, ist die Serialisierung von Waren über die komplette Supply Chain hinweg.
Ein probates Mittel, um Produktpiraterie zu bekämpfen, ist die Serialisierung von Waren über die komplette Supply Chain hinweg.
(Bild: Arvato Systems)

Die technologische Basis bildet ein Track & Trace-System. Damit lassen sich Produkte aller Art entlang des gesamten Produktions- und Lieferprozesses bis hin zur Übergabe an den Kunden transparent und lückenlos (nach)verfolgen. Die folgenden zehn Best-Practice-Tipps zeigen, was bei der Einführung eines Track & Trace-Systems zu bedenken ist. 

1. Prozesse der Supply Chain im Detail betrachten

Bevor eine Track & Trace-Lösung eingeführt wird, sollte der Nutzer sich darüber Klarheit verschaffen, an welcher Stelle der Lieferkette angesetzt wird: während der Produktion, bei der Verpackung oder als Teil des Logistikprozesses? Ist das System zum Beispiel bereits in Produktionsprozesse integriert, können ebenfalls serialisierte Einzelteile oder Baugruppen, die von Zulieferern bezogen werden, im Falle etwaiger Mängel direkt ausgetauscht und so die Qualität des eigenen Produkts sichergestellt werden.

2. Spezielle Prozessanforderungen evaluieren

Je nachdem, um welche Produkte es sich handelt, sind prozessrelevante Anforderungen zu beachten, die sich unmittelbar auf die Supply Chain auswirken. Im Falle verderblicher oder tiefgekühlter Waren muss eine lückenlose Kühlkette über die gesamte Supply Chain hinweg sichergestellt werden. Dieser Notwendigkeit ist auch bei der Serialisierung Rechnung zu tragen.

3. Betroffene Akteure samt Verantwortlichkeiten definieren

Die Einführung eines Track & Trace-Systems ist ein interdisziplinäres Projekt. Daran wirken in der Regel nicht nur Mitarbeiter aus Marketing, IT, Produktion, Logistik, Qualitätssicherung, Einkauf und Finance mit. Üblicherweise sind auch externe Partner wie Zulieferer oder Lohnfertiger beteiligt. Darum sollten die jeweiligen Zuständigkeiten klar definiert und Partner vertraglich in die Pflicht genommen werden, etwa über eine Dienstleistungsvereinbarung (Service Level Agreement, kurz: SLA).

4. Etwaige Prozessoptimierungen überprüfen

Damit die geforderte Serialisierung so effizient wie möglich vonstattengeht, ist es ratsam, Prozesse durchgängig zu betrachten. Es stellt sich zum Beispiel die Frage, in welchem Zustand Produkte idealerweise zu kennzeichnen sind: als Einzelteil? Oder aggregiert zu einem größeren Gebinde wie einer Sammelverpackung oder Palette? Es ist oftmals effizienter, zu kennzeichnende Produkte zu größeren Einheiten zusammenzufassen.

5. An bewährten Standards orientieren

Damit die geforderte Produktserialisierung so effizient wie möglich gelingt, können gängige Standards genutzt werden. EPCIS (Electronic Product Code Information Services) zum Beispiel ist ein bewährter Standard, der Schnittstellen für die Erfassung und Abfrage nicht nur von Dokumenten wie Rechnungen oder Lieferavis spezifiziert, sondern auch für einzelne, aggregierte oder kommissionierte Objekte.

Die Einführung eines Track & Trace-Systems ist ein interdisziplinäres Projekt. Daran wirken in der Regel nicht nur Mitarbeiter aus Marketing, IT, Produktion, Logistik, Qualitätssicherung, Einkauf und Finance mit.
Die Einführung eines Track & Trace-Systems ist ein interdisziplinäres Projekt. Daran wirken in der Regel nicht nur Mitarbeiter aus Marketing, IT, Produktion, Logistik, Qualitätssicherung, Einkauf und Finance mit.
(Bild: Connect world – Adobe Stock)

6. Herstellerunabhängige Erfassungsgeräte bereitstellen

Hardware ist ein Faktor, der nicht unterschätzt werden sollte. Damit ein modernes Warehouse das Maximum an Effizienz stiftet, muss die verwendete Hardware einwandfrei funktionieren. Herstellerunabhängige Geräte wie Scanner, Smartphones und Tablets müssen über die gesamte Supply Chain hinweg vorhanden und mit aktuellen Softwareversionen ausgestattet sein.

7. Sorgfältig mit kennzeichnungsrelevanten Daten umgehen

Um die geforderte Kennzeichnung auf der Verpackung anzubringen, gibt es verschiedene Optionen – was sich unter Umständen negativ auf das Verpackungsdesign auswirken kann. Darum sollte für jedes einzelne Produkt definiert werden, wie es zu kennzeichnen ist, um die regulativen Anforderungen heute und in Zukunft optimal zu erfüllen. Dazu gehört auch, dafür Sorge zu tragen, dass sich das Erkennungsmerkmal nicht einfach entfernen lässt.

8. Track & Trace-Lösung mit relevanten Drittsystemen integrieren

Um Warenflüsse über die gesamte Lieferkette End-to-end dokumentieren zu können, ist es erforderlich, die Track & Trace-Lösung nicht nur mit anderen Softwarelösungen, wie etwa ERP-, WMS-, Line-Management- und Produktionssteuerungssystemen, zu integrieren, sondern sie auch an die IT-Infrastruktur der Geschäftspartner anzubinden.

9. Standard-Schnittstellen bereitstellen

Am einfachsten lässt sich die notwendige Systemintegration über standardisierte Schnittstellen bewerkstelligen. So werden nicht nur eigene Systeme mit der Track & Trace-Lösung, sondern auch die der externen Partner verknüpft.

10. Produktserialisierung zur Kundenbindung nutzen

Serialisierung lässt sich unter anderem auch für die Kundenbindung einsetzen. Sie ermöglicht, ein erworbenes Produkt und dessen Käufer direkt miteinander zu verknüpfen. Diese Informationen lassen sich in Kundenbindungsprogrammen zum Beispiel für kundenindividuelle Just-in-time-Promotions nutzen. 

Diese zehn Tipps verdeutlichen: Serialisierungsprojekte sind äußerst vielschichtig. Es braucht neben der richtigen Soft- und Hardware auch weitreichendes Fachwissen, große Erfahrung und langjährige Kontakte zu den Regulierungsbehörden. Erfahrungsgemäß sind derart komplexe Projekte mit eigenen Bordmitteln kaum zu stemmen. Darum ist es ratsam, mit einem spezialisierten Dienstleister zusammenzuarbeiten, der Unternehmen ganzheitlich berät – auch im Hinblick auf technologische sowie regulatorische Aspekte – und die Einführung einer Serialisierungslösung durchgängig begleitet.

Über den Autor
Autorenbild
Carl-Rainer Stetter

Experte für Fälschungssicherheit bei Arvato Systems

Über die Firma
Arvato Systems GmbH
Gütersloh
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