Die Versionskontrolle ist bei der Verwaltung von Verpackungsdesigns eine große Herausforderung. (Bild: Gorodenkoff – stock.adobe.com)
Die Erstellung und Verwaltung von Verpackungsdruckvorlagen ist eine überaus anspruchsvolle Angelegenheit. In das Design einer Verpackung fließen die unterschiedlichsten Inhalte aus den verschiedensten Quellen ein. So beinhalten Verpackungen etwa Bilder, Logos, Barcodes, Marketing-Slogans, Beschreibungen, gesetzliche Informationen oder Übersetzungen. Ohne ein dediziertes System, mit dem sich diese Inhalte und digitalen Assets zentral vorhalten und verwalten lassen, ist eine effiziente Herstellung von Verpackungsdruckvorlagen kaum möglich. Sind die Inhalte und ihre Versionen nicht organisiert, bremst das den gesamten Prozess aus und kann damit sogar die Markteinführung neuer Produkte verzögern. Zudem ist der Herstellungsprozess der Vorlagen dann anfällig für Fehler, die zu hohen Kosten führen und im schlimmsten Fall sogar die Reputation des Unternehmens nachhaltig beschädigen können.
Inhalte und digitale Assets in unstrukturierten Dateisystemen
Häufig befinden sich die Inhalte und digitalen Assets für die Verpackungsdruckvorlagen in unstrukturierten Dateiablagesystemen und an verschiedenen Orten im Unternehmen. Packaging- und Artwork-Manager müssen deshalb viel Zeit mit der Suche danach verbringen. Oft stöbern sie stundenlang in gemeinsam genutzten Laufwerken des Firmennetzwerks oder von öffentlich zugänglichen File-Sharing-Diensten. Dieses Problem verschärft sich im Laufe der Zeit immer weiter. Mit einer wachsenden Anzahl von Produktvarianten und steigenden Kundenanforderungen werden üblicherweise auch die Dateistrukturen immer unübersichtlicher – und die Suche nach den richtigen Inhalten wird immer schwieriger.
Eine besonders große Herausforderung ist auch der Zugriff auf die jeweils aktuellste Version der Verpackungsdesigns. Die Designs durchlaufen in aller Regel mehrere Freigaben und die Packaging- und Artwork-Manager müssen sicherstellen, dass immer die neueste Version verwendet wird. Dabei kommt es aber immer wieder zu Fehlern. Ein wesentlicher Grund dafür ist die komplizierte Versionskontrolle. In einer unstrukturierten Umgebung ist es äußerst schwierig, eine Konvention für die Benennung von Dateien umzusetzen, aus der klar hervorgeht, welche Datei die aktuellste Version eines Designs enthält. Erschwerend kommt hinzu, dass die Änderungen aktualisierter Designs oft nur geringfügig ausfallen und dadurch schwer zu erkennen sind.
Daneben verursachen manuelle Prozesse zur Verwaltung von Verpackungsdruckvorlagen zahlreiche weitere Probleme. So werden etwa Vorlagedateien häufig per E-Mail verteilt. Eine effiziente Kollaboration ist auf diesem Weg nicht möglich. Da kann es sogar vorkommen, dass die endgültige Designvorlage für eine Verpackung am Ende bei einer Druckerei verbleibt. Das erschwert den späteren Zugriff darauf und die Aktualisierung des Designs. Zu zusätzlichen Komplikationen kann es kommen, wenn das Unternehmen den Druckdienstleister wechseln möchte oder muss. Ein Verpackungsdesign von einer Druckerei zurückzubekommen, der gekündigt wurde, gestaltet sich unter Umständen schwierig.
Strukturierte und zentralisierte digitale Bibliothek
Vermeiden lassen sich diese Probleme durch den Einsatz einer dedizierten Artwork-Management-Lösung. Mithilfe einer strukturierten zentralisierten digitalen Bibliothek kann so ein System die Inhalte und Assets für die Verpackungsdruckvorlagen an zentraler Stelle speichern, indexieren und verwalten. Damit ist ein einheitlicher Zugriff für alle Beteiligten auf eine „Single Source of Truth“ gewährleistet.
Zudem ist eine geeignete Lösung in der Lage, Prozesse zur Überprüfung und Freigabe von Inhalten und Vorlagen mit kontrollierten und umfassenden Workflows zu automatisieren. Ältere Versionen von Verpackungsdesigns lassen sich unkompliziert ablegen und referenzieren. Dadurch ist sichergestellt, dass die Verantwortlichen archivierte Verpackungsinformationen sofort zur Hand haben. Aktuelle und freigegebene Versionen von Bildern oder gesetzlichen Informationen können sie schnell und einfach ausfindig machen. Spezielle Funktionen für Online-Proofing, Anmerkungen und Textvergleiche ermöglichen es ihnen, Inhalte, Assets und Versionen von Verpackungsdesigns nebeneinander zu betrachten, zu vergleichen und zu kommentieren. Es ist jederzeit nachvollziehbar, was wann von wem geändert wurde, und alle Beteiligten erhalten Zugriff auf die endgültigen optimierten Inhalte. Die aufwendige Suche nach den richtigen Inhalten und Assets entfällt dadurch. Die Aktualisierung von Verpackungsdesigns wird erleichtert und beschleunigt, während sich gleichzeitig das Fehlerrisiko minimiert.
Die Erstellung und Verwaltung von Druckvorlagen für Verpackungen ist ein komplexer Prozess. Entscheiden sich Unternehmen für den Einsatz einer zentralisierten digitalen Lösung, können sie diesen Prozess erheblich rationalisieren und deutlich unkomplizierter, zuverlässiger und effizienter gestalten.
