Mann zählt Geldscheine

Auch die Auswirkungen von Investitionen in die Personalgewinnung sollten gemessen werden. (Bild: Andrii Yalanskyi – stock.adobe.com)

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein Unternehmen hat einen strategischen Engpass, der sein weiteres Wachstum bremst oder verhindert. Es entscheidet sich für einen Ausbau der eigenen Produktionskapazität, um diesen Engpass zu überwinden und investiert in zwei Fertigungsanlagen, von zwei unterschiedlichen Herstellern. Einige Zeit nach Installation und Inbetriebnahme der beiden Anlagen möchte der Geschäftsführer wissen, welche der beiden Investitionen sich in welcher Form positiv auf den Engpass ausgewirkt hat und welche Leistungszahlen erbringt. Und nun stellen Sie sich vor, dass diese Frage des Geschäftsführers nicht beantwortet werden kann, weil es niemand im Unternehmen weiß – fast unvorstellbar, an einem Industriestandort, an dem fast alles gemessen, ausgewertet und analysiert werden kann.


Recruiting-Leistungskennzahlen

Bedauerlicherweise erleben wir im Bereich des Fachkräftemangels genau das oben beschriebene Phänomen. Unternehmen investieren in unterschiedliche Wege der Personalgewinnung: eine eigene Recruiting-Abteilung, externe Unterstützung durch Dienstleister, Anzeigen auf großen Stellenportalen, Schaltungen in regionalen und überregionalen Printangeboten, Social-Media-Kampagnen und vieles mehr. Aber bei Fragen, welcher Kanal gut funktioniert, wie der Einfluss der unterschiedlichen Aktivitäten auf die Personalgewinnung ist und welche Zielgruppe auf welchem Kanal besonders gut erreicht wird, kommt das große Schweigen. Es ist ein strategischer Engpass, dessen Behebung auch mittel- und langfristig eine der wichtigsten Aufgaben von Unternehmen bleiben wird. Es wird zunehmend Zeit und Geld in die Behebung des Engpasses investiert und dann weiß niemand im Unternehmen, welche Wirkung die einzelnen Maßnahmen haben.

Große Unternehmen haben dieses Thema bereits seit längerer Zeit entdeckt, doch gerade in weiten Teilen des Mittelstands ist das Thema der Recruiting-Leistungskennzahlen (KPI) noch nicht angekommen. Doch es lohnt sich für Unternehmen jeder Größenordnung, sich intensiver mit diesem Thema auseinanderzusetzen, wenn sie zukünftig ihre Gelder im Bereich Recruiting zielführend einsetzen möchten.

Zwei einfache Fragen

Der Einstieg in das Thema ist einfach: Als Startpunkt ist es völlig ausreichend, wenn Sie sich zwei ganz einfache Fragen stellen:

  • Aus welcher Quelle oder über welchen Kanal kamen die letzten 10/20/30 Mitarbeiter, die wir eingestellt haben?
  • Wie lange dauerte der Prozess vom Eingang der Bewerbung beziehungsweise der Ansprache des Kandidaten bis zur Einstellung?

Wenn Sie diese beiden Fragen bei jedem Ihrer Recrui­ting-Prozesse stellen und entsprechend auswerten, haben Sie bereits zwei gängige Recruiting-KPI in Ihrem Unternehmen eingeführt: Die Time-to-hire, also wie lange der Prozess dauert, und die Effektivität der unterschiedlichen Kanäle.

Basierend auf diesem Startpunkt können Sie dies dann schrittweise vertiefen und konkretisieren. Zu welcher Berufsgruppe gehörten die letzten Einstellungen, und gibt es einen Zusammenhang zwischen der Quelle der Bewerbung und der Berufsgruppe? Ergibt es Sinn eine Anzeige auf den großen Stellenportalen zu schalten, und wenn ja, für welche Berufsgruppe? Wie kommen die Bewerber auf die eigene Karriereseite? Hat sich die Investition in den Aufbau einer eigenen Recruiting-Abteilung gelohnt? Heute können viele Unternehmen diese aufgeworfenen Fragen für sich nicht eindeutig beantworten, was dazu führt, dass von allem etwas gemacht wird, ohne dass sich die gewünschten Erfolge einstellen.

Wenn Sie über den oben beschriebenen Weg einen ersten Einstieg in diesen Bereich gefunden haben, dann können Sie in weiteren, dem Unternehmen angepassten Schritten tiefer in diese Thematik einsteigen. Die Anzahl der potenziellen Recruiting-Kennzahlen ist riesig. Fokussieren Sie sich hierbei auf die Daten, die für Ihr Unternehmen und Ihre Zielgruppe eine echte Aussagekraft haben. Es geht weniger um die Anzahl der Kennzahlen als vielmehr um die Aussagekraft. Die richtigen Daten zeigen Ihnen deutlich auf, an welcher Stelle Sie gegebenenfalls Ihren eigenen Einstellungsprozess verbessern können und an welcher Stelle eine Investition sinnvoll ist.

Dieser Weg bedeutet zwangsläufig auch ein verändertes Verständnis der Rolle der Personalabteilung in Unternehmen. Heute wird die Personalabteilung zu häufig als reine „Serviceabteilung“ im Unternehmen gesehen und zu häufig sieht sich auch die Personalabteilung selbst in dieser Rolle. Dort liegen die administrativen Aufgaben der Personalverwaltung, die Kolleginnen und Kollegen unterstützen bei Einstellungsprozessen. Die Ausrichtung der Personalabteilung ist eher nach innen, ins Unternehmen gerichtet.

Personalabteilung als strategischer Partner

Wenn der Fachkräftemangel eine strategische Herausforderung für Unternehmen darstellt, muss auch die Personalabteilung stärker zum strategischen Partner der Geschäftsführung werden. Von dort müssen Impulse ausgehen, die eigenen Bemühungen in der Personalgewinnung genauer zu verstehen und die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen. Von dort müssen Vorschläge kommen, wie das Recruiting-Budget zukünftig zielgerichtet eingesetzt werden kann. Und von dort muss auch eine kritische Begleitung des hausinternen Bewerbungsprozesses kommen, wenn es beispielsweise intern nicht gelingt, einem Kandidaten ein zeitnahes Feedback auf seine Bewerbung oder sein Interview zu geben. Diese strategische Rolle kann nur eingenommen werden, wenn der Prozess messbar, analysierbar und damit transparent wird. Somit sollte es im Interesse der Personalabteilungen sein, diese Daten zu erfassen, weil es somit zu einer Aufwertung der eigenen Arbeit beiträgt.

Es sollte zukünftig unvorstellbar sein, dass ein Unternehmen nicht weiß, woher die eigenen Bewerber kommen. Oder auch, was getan werden muss, um eine strategisch wichtige Position im Unternehmen zügig und erfolgreich zu besetzen. Die Datenerfassung ist ein elementarer Bestandteil einer strategischen Personalarbeit und wird in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen. Fangen Sie an und stellen Sie sich die oben genannten zwei Fragen – es ist gar nicht so schwer.

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