Auch bei der Inbetriebnahme von Anlagen kommt Mobile-X-MIP for Field Service zum Einsatz.

Auch bei der Inbetriebnahme von Anlagen kommt Mobile-X-MIP for Field Service zum Einsatz. (Bild: Mobile-X)

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Mit der Software haben die Techniker Einblick in die gesamte Servicehistorie einer Anlage. (Bild: Mobile-X)

Dynamische Formulare und Freigabemonitor

Neben den Rückmeldungen, die Angaben zu den Arbeitszeiten und Details in Textform enthalten, erstellen die Techniker und Monteure über die mobile Lösung auch ihre Serviceberichte und füllen Checklisten und Formulare aus. Über das Modul Dynamische Formulare werden beispielsweise Checklisten zur Qualitätssicherung beim Montageabschluss erstellt und vom Kunden unterschrieben. Dies ermöglicht eine maximale Arbeits- und Rechtssicherheit.

Der Einsatz des Mobile-X-Freigabemonitors hat vor allem die internen Freigabe- und Folgeprozesse der Serviceaufträge digitalisiert und damit vereinfacht und beschleunigt. Während früher alle Auftragsdokumente und Checklisten in Papierform manuell übertragen oder eingescannt werden mussten, um die anschließenden Prozesse wie die Freigabe von Reisekosten, die Lohnabrechnung und die Rechnungen an Kunden zu veranlassen, erfolgt die Prüfung von Rückmeldungen und die Auslösung von Folgeprozessen heute bereichsübergreifend mit dem Freigabemonitor digital und größtenteils automatisiert. So konnte der interne Aufwand um 95 % reduziert und das erhöhte Auftragsvolumen bei gleicher Personaldecke erfüllt werden.

Durch die Digitalisierung der Serviceaufträge konnten alleine am Laupheimer Standort bei Uhlmann Pac-Systeme elf Mappenwagen, die jährlich mit rund 2.000 Papiermappen befüllt wurden, abgeschafft werden. Bereits während der Roll-out-Phase wurden dadurch 35.000 Seiten Ausdrucke pro Jahr eingespart, was einer halben Tonne Holz, über 9.000 l Wasser, 1.800 kW/h Energie und 185 kg CO2 entspricht.

Datenqualität und Durchlaufzeiten

„Die Datenqualität der Rückmeldungen und Checklisten hat sich durch die Einführung von Mobile-X-MIP for Field Service exorbitant verbessert“, erklärt Kai Kathan, Team Leader Services bei Uhlmann Pac-Systeme. „Außerdem konnten wir die Durchlaufzeiten der Serviceaufträge um mehr als die Hälfte verkürzen. Auch den Kunden gegenüber beweisen wir durch die Digitalisierung der Auftragsabwicklung unsere Innovationskraft als Marktführer.“

Ausblick  

Für die Zukunft plant Uhlmann Pac-Systeme, den Einsatz der Dynamischen Formulare auszuweiten. Dabei sollen mehr technische Details wie Equipment-bezogene Informationen oder noch offene Aktivitäten vom letzten Einsatz mit in das Formular übertragen werden, damit die Techniker für ihre Einsätze noch besser gerüstet sind und Formulare noch einfacher ausfüllen können.

Die Uhlmann Pac-Systeme GmbH & Co. KG ist Teil der Uhlmann Group und Systemanbieter für pharmazeutische Verpackungsmaschinen mit 19 Standorten in 14 Ländern. Über 100 Servicetechniker sind weltweit im Einsatz, um mehr als 10.000 Maschinen in 80 Ländern zu warten und instand zu halten. Dazu kommen noch weitere 200 Spezialisten wie Monteure, Programmierer, Validierer und Projektmanager, die für den reibungslosen Betrieb der Verpackungsmaschinen weltweit unterwegs sind. Allein 2.500 Montageaufträge pro Jahr werden bei Uhlmann Pac-Systeme geplant und rund um den Globus durchgeführt.

Digitalisierung und Standardisierung

Um die weltweiten Serviceprozesse aufgrund des starken Wachstums zu standardisieren und zu optimieren, suchte das Unternehmen 2017 nach einer intuitiven, zukunftsfähigen und offline-fähigen Lösung zur Integration in SAP CS und HR. Zudem sollten mit dem Projekt die Qualität des Berichtswesens verbessert und die Durchlaufzeiten von Serviceaufträgen beschleunigt werden.

Uhlmann Pac-Systeme entschied sich schließlich für Mobile-X-MIP for Field Service, vor allem wegen der Anpassbarkeit der Lösung an die speziellen Anforderungen der Pharmabranche. Ein weiterer entscheidender Punkt war der Mobile-X-Freigabemonitor, ein Zusatzmodul der mobilen Lösung, mit welcher der Innendienst die Rückmeldungen der Techniker vor ihrer Verbuchung in SAP überprüfen kann.

Schrittweiser weltweiter Roll-out

Der Roll-out der Lösung begann im Januar 2019 in Deutschland. Anschließend wurde sie bei allen Service-Vertretungen wie in Schweden, Frankreich, China und UK eingeführt. Seit 2020 ist Mobile-X-MIP for Field Service nun weltweit in fünf Sprachen (Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Chinesisch) bei Uhlmann Pac-Systeme im Einsatz.

Die Servicetechniker erhalten ihre Aufträge über Mobile-X-MIP for Field Service auf ihren Tablets oder Laptops und können darüber alle Details zum Auftrag und der Anlage wie die Servicehistorie und Anleitungen einsehen. Bei den Aufträgen handelt es sich um Reparaturen, Wartungen, präventive Instandhaltungsmaßnahmen oder auch Umbauten von Anlagen. Die Inbetriebnahmen von neuen Anlagen übernehmen dedizierte Teams aus Monteuren, Programmierern und Projektmanagern, die für den Aufbau eine oder sogar mehrere Wochen vor Ort beim Kunden sind. Auch sie nutzen für die Dokumentation ihrer Arbeit Mobile-X-MIP.

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