Software

Integriertes Managementsystem unterstützt Qualitätsmanagement

Zentrales Kompetenzfeld des Unternehmens ist die Herstellung von thermoplastischen Polymerfolien im Extrusionsverfahren.
(Bild: Consense)

Das mittelständische, familiengeführte Unternehmen EK-Pack mit 215 Mitarbeitern entwickelt und fertigt Polymerfolien, die vor allem in der Lebensmittelindustrie, aber auch für pharmazeutische und kosmetische Produkte sowie für technische Anwendungen eingesetzt werden. Die international gefragten Hochbarrierefolien in einer Vielzahl von Materialkombinationen von EK-Pack, die im Extrusions-, Kleberkaschier- und Extrusionskaschierverfahren hergestellt werden, sind echte Hightech-Produkte. In immer dünnerer Ausführung, dabei extrem strapazierfähig, vereinen sie unterschiedliche funktionelle Schichten und verschiedene Veredelungen, die genau auf die Anforderungen der Auftraggeber abgestimmt sind. Dazu zählen zum Beispiel spezifische Gleit-, Peel-, Siegel- und Anti-Fog-Eigenschaften sowie unterschiedliche Einfärbungen und Druck.

Alle Normen und Regelwerke „unter einem Hut“

Die Wahl von EK-Pack fiel auf die Software der Aachener Consense GmbH. Das Unternehmen zählt zu den technologisch führenden Anbietern von Lösungen für das Prozess- und Qualitätsmanagement. Das Integrierte Management­system Consense IMS Professional wurde im März 2011 installiert. Es vereint die Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001:2008 – inzwischen in der Revision aus 2015 – mit dem BRC Global Standard für Verpackung und Verpackungsmaterialien sowie dem Energiemanagementsystem nach ISO 50001:2011. Die anwenderfreundliche Software sorgt dafür, dass die vorgegebenen Standards zur Dokumentation der verschiedenen Regelwerke lückenlos eingehalten werden. Sie bietet eine komplette elektronische Unterstützung durch automatisierte Routineabläufe, stellt systematisch Informationen bereit und überwacht geltende Normvorgaben. 

Consense IMS wird am Standort Ermengerst-Wiggensbach im gesamten Unternehmen – von der Verwaltung bis zur Produktion – genutzt. Die bei EK-Pack ablaufenden Prozesse wurden dazu mit dem integrierten Modellierungs-Tool abgebildet und mit den verantwortlichen Stellen und Dokumenten verbunden. Meldet sich nun ein Mitarbeiter im System an, werden ihm auf dem personalisierten Startbildschirm die für ihn notwendigen und wichtigen Informationen zusammengestellt. Das schafft Transparenz im Hinblick auf Zuständigkeiten, Abläufe, Schnittstellen, anstehende Aufgaben und einzuhaltende Termine. „Besonders praktisch ist, dass sich die Lese- und Zugriffsberechtigungen bei Consense IMS gut steuern lassen. Es muss nicht jeder alles im System sehen können, sondern nur das, was für ihn relevant ist“, erklärt Martin Färber, Leitung Qualitätsmanagement bei EK-Pack. Jeder Mitarbeiter nutzt sowohl personenbezogene Inhalte wie Urlaubsanträge als auch arbeitsplatzbezogene Informationen. Dabei gewährleistet das System stets Zugriff auf die aktuell freigegebene Version von Prozessen und Dokumenten, sodass die Aktualität sichergestellt ist. Das System erfasst außerdem die Historie aller Aktivitäten, beispielsweise Änderungen, Prüfungen und Freigaben. Bei Statusänderungen erhalten alle betroffenen Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung.

 

System „erzieht“ zur Termineinhaltung

Das Integrierte Managementsystem vereinfacht den Arbeitsalltag von EK-Pack vor allem durch eine automatisierte Workflow-Steuerung von Routineaufgaben, die anstehende To-dos direkt an die damit beauftragten Kollegen weiterleitet. Über eine Anbindung an das Modul Consense Maßnahmenmanagement wird die terminbezogene Bearbeitung aller Aufgaben überwacht. Gerade für wiederkehrende Maßnahmen hat sich dies als sehr zeitsparend erwiesen. So finden beispielsweise bei EK-Pack monatliche Abteilungsbegehungen statt, bei denen unter anderem der Zustand von Anlagen und Gebäude kontrolliert wird. Dabei werden vorgegebene Checklisten abgearbeitet. Die Abteilungsleiter stellen ihre Berichte danach ins System. Die daraus hervorgehenden erforderlichen Maßnahmen werden direkt in das Consense Maßnahmenmanagement und die Wiedervorlage übernommen. „Das System ‚erzieht’ uns zu einer termingerechten Umsetzung. Denn bei Terminüberschreitungen werden die von uns zuvor festgelegten Eskalationsstufen eingeleitet. Wird nicht reagiert, meldet sich das System. Und es ist einfacher, die anstehenden Aufgaben dann zu erledigen, als die Erinnerungen abzustellen“, schmunzelt Martin Färber.

Besonders praktisch findet der Qualitätsmanager außerdem, dass sich Verlinkungen in das System einbinden lassen. „Man kann zu den Prozessbeschreibungen zum Beispiel Normkapitel hinterlegen. Das trägt dazu bei, das Verständnis für bestimmte Vorgehensweisen zu fördern. Denn gelegentlich gibt es Diskussionen bezüglich bestimmter Abläufe, die möglicherweise auf den ersten Blick etwas umständlich erscheinen. Mit Verweis auf die Norm steigt die Akzeptanz. Gleichzeitig regt dies auch zum Hinterfragen an – und damit zu konstruktiven Änderungsvorschlägen im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses“, freut sich Martin Färber.

Die Einführung des Integrierten Managementsystems stieß bei der Belegschaft von EK-Pack durch spürbare Arbeitserleichterung schnell auf Akzeptanz. „Wir haben ein bisschen nachgeholfen: Die verschiedenen Dokumente gab es nach und nach nur noch in elektronischer Form. Dadurch konnte niemand mehr die Nutzung des Systems umgehen. Das Interesse der Mitarbeiter lässt sich leicht wecken, wenn man zusätzlich Informationen bereitstellt, die über starre QM-Inhalte hinausgehen. Bei EK-Pack verbreiten wir auf diese Weise alle firmeninternen News, beispielsweise Infos zum anstehenden Firmenjubiläum oder zu bevorstehenden Kundenbesuchen“, erklärt der Qualitätsmanager. Auch im Arbeitsalltag des QM-Leiters hat sich das System bewährt. „In Kundengesprächen oder in Audits kann ich meine Gesprächspartner oft damit verblüffen, dass ich zu eben gestellten Fragen die Antwort direkt auf Knopfdruck in Form eines Berichts oder einer Aufstellung aus dem System ziehe.“ 

 

Das Familienunternehmen EK-­Pack Folien GmbH mit Hauptsitz in Ermengerst-­Wiggensbach entwickelt und produziert moderne Foliensysteme.
(Bild: Consense)

Prüfmittelmanagement effizient organisiert

Das Consense-System ist seit seiner Einführung kontinuierlich mit den Bedürfnissen von EK-Pack mitgewachsen. So wurde es unter anderem durch das Modul Prüfmittelmanagement ergänzt, das dabei unterstützt, die in der Produktion der Hochbarrierefolien eingesetzten Prüf- und Messmittel nach den Vorgaben der Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001 zu überwachen, überprüfen, kalibrieren oder zu eichen. Dazu zählen bei EK-Pack zum Beispiel Feinwaagen, Zugprüfmaschinen und Messgeräte zur Bestimmung des Folienprofils. Mit diesen Geräten wird die Dicke der Folien über die gesamte Fertigungsbreite des Materials ermittelt. Schwerlastwaagen stellen das Gewicht der Folienrollen fest, das später relevant für die Abrechnungen ist. Auch Siegelgeräte, die in Folientests eingesetzt werden, um Siegelnähte herzustellen, zählen zu den regelmäßig kontrollierten Prüfhilfsmitteln.

„Diese Aufgabe muss in bestimmten Zeitabständen neben den eigentlichen Tätigkeiten miterledigt werden und hat uns früher sehr aufgehalten“, erklärt Martin Färber. Heute hat das Modul Consense Prüfmittelmanagement diese Arbeit erheblich vereinfacht und beschleunigt. Dazu wurden die bei EK-Pack eingesetzten Prüfmittel und Prüfhilfsmittel einmal im System als Vorlage angelegt. Mit dem Modul lassen sich nun unter anderem Überwachungstermine und -intervalle, Reparatur- und Anschaffungskosten sowie Ausfall- und Produktivzeiten der Prüfmittel erfassen. Auf Knopfdruck können unterschiedliche Auswertungen abgerufen werden, die in anschaulicher Darstellung, beispielsweise in Form von Grafiken, den Inhalt auf einen Blick erfassbar machen. 

 

Nicht in Details verzetteln – dann erfüllt System seinen Zweck

Die Einführung des Integrierten Managementsystems hat sich bei EK-Pack als wirkungsvolles Instrument zur Sicherung der Kundenzufriedenheit und des Unternehmenserfolgs bewährt. Denn nur mit strukturierten und standardisierten Prozessabläufen – von der Produktentwicklung über den Kundenkontakt bis hin zum Versand der Hightech-Folien – sind die vielfältigen Anforderungen, vor denen ein modernes Unternehmen heute steht, aus Sicht der Verantwortlichen zu bewältigen. Und so berichtet die Geschäftsleitung, dass mit der Umstellung auf das softwarebasierte System ein deutlich wahrnehmbarer Ruck durch das Unternehmen ging. Mit Rückblick auf die eigenen Erfahrungen gibt Martin Färber noch einen Tipp für alle, die ebenfalls über ein Integriertes Managementsystem nachdenken, mit auf den Weg: „Bei der Einrichtung der Prozesse sollte man sich auf das Wichtigste beschränken. Man neigt anfangs gern dazu, bis ins kleinste Detail zu gehen, vergisst aber gern, dass es viel Arbeit macht, diese nicht unbedingt notwendigen Details zu pflegen – oder sie wieder loszuwerden.“

Über die Autorin
Autorenbild
Dr. Iris Bruns

Geschäftsführung Consense GmbH, Aachen

Über die Firma
ConSense GmbH
Aachen
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